Je wilt een nieuwe website laten maken en vraagt een paar bureaus om een voorstel. De ene offerte bevat vijf pagina’s, de andere twaalf. Teksten zijn soms inbegrepen, onderhoud staat ergens apart en over het beheer lees je weinig. Hoe vergelijk je dan wat bij je bedrijf past?
Een goede briefing maakt de keuze overzichtelijker. Daarvoor hoef je geen technisch document te schrijven. Je moet vooral kunnen uitleggen wat je website voor je bedrijf en je klanten moet doen. Met de onderstaande vragen leg je een bruikbare basis.
1. Welk probleem moet de nieuwe website oplossen?
“Onze website is verouderd” is een begrijpelijke aanleiding, maar nog geen duidelijk doel. Wat merk je daarvan? Komen er vragen binnen die niet bij je aanbod passen? Vinden klanten belangrijke informatie niet? Of kun je zelf nauwelijks iets aanpassen?
Beschrijf de huidige situatie en de gewenste verbetering. Bijvoorbeeld: “Bezoekers moeten kunnen zien welke onderhoudsdiensten we aanbieden, in welk gebied we werken en hoe ze een aanvraag doen.” Dat geeft meer richting aan ontwerp en inhoud dan “we willen een moderne uitstraling”.
Kies voor de eerste versie één hoofddoel en enkele ondersteunende doelen. Een website die aanvragen moet opleveren, vraagt een andere opbouw dan een omgeving waarin bestaande klanten documenten ophalen.
2. Voor wie bouwen we de website?
Een doelgroep wordt bruikbaar als je ook de situatie van de bezoeker beschrijft. Denk aan een ondernemer die voor het eerst marketing uitbesteedt, een klant die verschillende aanbieders vergelijkt of iemand die al weet wat hij nodig heeft en snel contact wil.
Noteer de vragen die je tijdens gesprekken vaak krijgt. Wat willen mensen weten over de aanpak, prijs, doorlooptijd of samenwerking? Waarover bestaan misverstanden? Die vragen vormen vaak de beste basis voor je dienstenpagina’s.
Maak ook duidelijk welke aanvragen je liever niet aantrekt. Als je alleen complete projecten uitvoert, moet de website niet de indruk geven dat losse spoedklussen je belangrijkste aanbod zijn.
3. Welke inhoud is er al en wat ontbreekt?
Verzamel je huidige teksten, logo, huisstijl, foto’s en cases. Maak vervolgens per onderdeel duidelijk of het bruikbaar is, aangepast moet worden of nog gemaakt moet worden. Benoem wie daarvoor verantwoordelijk is.
Een websiteproject kan vertraging oplopen doordat niemand weet wie de teksten goedkeurt of welke foto’s gebruikt mogen worden. Spreek daarom af wie inhoud aanlevert, wie controleert en wanneer keuzes definitief worden. Heb je nog geen eigen beelden, dan kun je illustratief materiaal gebruiken. Voor teamleden en klantresultaten gebruik je echte, passende beelden.
4. Welke functies zijn echt nodig bij de start?
Maak twee lijsten: noodzakelijk voor de eerste versie en mogelijk voor later. Een duidelijk aanvraagformulier kan bij de start voldoende zijn. Een klantportaal met accounts, documenten en koppelingen vraagt een andere investering en een ander beheer.
Beschrijf een functie vanuit het gebruik. “Een bezoeker kan een afspraak kiezen uit beschikbare momenten” is concreter dan “we willen iets met automatisering”. Vermeld ook welk afspraaksysteem je al gebruikt. Dan kan het bureau onderzoeken welke koppeling mogelijk is.
5. Wat moet behouden blijven?
Bij een bestaande website horen ook webadressen, formulieren, documenten en mogelijk pagina’s die al bezoekers uit zoekmachines krijgen. Zet in de briefing wat behouden moet blijven en vraag hoe eventuele wijzigingen worden verwerkt.
Neem toegang tot domein, hosting en relevante accounts mee in de voorbereiding. Je hoeft geen wachtwoorden rond te mailen: maak afspraken over veilige toegang en eigenaarschap. Zorg dat duidelijk is wie na oplevering toegang heeft en welke onderdelen je zelfstandig kunt beheren.
6. Hoe vergelijken we de offerte?
Vraag om een voorstel waarin de werkzaamheden zijn uitgesplitst. Niet omdat ieder detail vooraf vast moet liggen, maar omdat je wilt weten wat de prijs omvat.
- Strategie, structuur en aantal paginatypen.
- Ontwerp, teksten, beelden en correctierondes.
- Bouw, formulieren en eventuele koppelingen.
- Testen, migratie, uitleg en overdracht.
- Hosting, licenties, onderhoud en ondersteuning na oplevering.
Vraag daarnaast wat er gebeurt wanneer de scope verandert. Een extra taal of nieuwe boekingsfunctie kan gevolgen hebben voor planning en kosten. Die afspraken zijn makkelijker te maken voordat het project begint.
7. Wanneer is de website klaar voor oplevering?
Maak vooraf een korte acceptatielijst. Werken de formulieren en komen berichten goed aan? Is de belangrijkste inhoud gecontroleerd? Kun je de website op je telefoon gebruiken? En kun je zelf een tekst en afbeelding wijzigen?
Vraag ook hoe snelheid en gebruikservaring worden beoordeeld. Google beschrijft met de Core Web Vitals aspecten als laadtijd, reactiesnelheid en visuele stabiliteit. Die metingen zijn nuttig, maar beoordeel daarnaast altijd de echte handelingen van je bezoekers.
Een briefing in acht zinnen
Je kunt beginnen met deze invulzinnen:
- Ons bedrijf helpt … met …
- De belangrijkste bezoeker zoekt …
- Onze huidige website maakt het lastig om …
- Na een bezoek willen we dat iemand …
- We hebben al deze inhoud en beelden: …
- Bij de start zijn deze functies nodig: …
- Na oplevering willen we zelf kunnen …
- Ons budget, gewenste planning en contactpersoon zijn …
Met die basis kun je een gericht gesprek voeren. SMARTi People helpt je de briefing verder uit te werken en te vertalen naar een website voor je mkb-bedrijf. Twijfel je eerst over je merk of boodschap, dan kan branding of een gerichte rebranding onderdeel van de voorbereiding zijn.
Wil je je plannen bespreken? Plan een kennismaking met SMARTi People.
