Van los bonnetje naar een overzicht dat je kunt controleren.
Bonnetjes verzamelen en gegevens overtypen kosten tijd. SMARTi People helpt je een proces in te richten waarin AI informatie uit bonnetjes klaarzet voor controle. Denk aan datum, leverancier en totaalbedrag, met het oorspronkelijke document erbij.
Een vaste route voor je administratie
We beginnen met de manier waarop bonnetjes nu binnenkomen. Via e-mail, een uploadmap of een ander afgesproken kanaal verzamelen we de documenten op één plek. Vervolgens kan AI de afgesproken gegevens herkennen en in een overzicht zetten.
Een slecht leesbare foto, ontbrekend bedrag of mogelijk dubbel document vraagt om aandacht. Daarom hoort een controlepunt bij de inrichting. De gegevens blijven herleidbaar naar het oorspronkelijke bonnetje, zodat je ze eenvoudig kunt nakijken.
Wat we voor je kunnen doen
Aanleveren
Een vaste manier om bonnetjes te verzamelen, afgestemd op de mensen die ze insturen en de systemen die je gebruikt.
Gegevens klaarzetten
Datum, leverancier en bedragen worden waar mogelijk herkend en gestructureerd. Onzekere of ontbrekende informatie wordt ter controle aangeboden.
Controleren & doorgeven
Na controle gaat de informatie naar het afgesproken overzicht of een passende koppeling. De mogelijkheden bekijken we vooraf.
Menselijke controle blijft onderdeel van het proces
De herkenning van tekst en bedragen kan fouten bevatten. We testen daarom verschillende soorten bonnetjes en spreken af wie afwijkingen controleert. De oplossing ondersteunt de administratie; boekhoudkundige beoordeling blijft bij jou of je administrateur.
We bespreken toegang, opslag en het gebruik van externe diensten voordat documenten worden verwerkt. Ook leggen we vast wat er gebeurt als een bestand ontbreekt of een koppeling niet beschikbaar is. Zo blijft het proces inzichtelijk voor de mensen die ermee werken.
Een helder proces, van begin tot uitvoering.
Werkwijze afstemmen
We kiezen het aanleverkanaal, de gewenste gegevens en de bestemming.
Proefverwerking
We testen met representatieve documenten en beoordelen de herkenning en uitzonderingen.
Inrichten & uitleggen
We richten de route in en geven uitleg over controle, meldingen en beheer.
Goed om vooraf te weten
Werkt dit met iedere bon?
De kwaliteit van de foto en het document heeft invloed op de herkenning. Een gekreukelde, vage of onvolledige bon kan handmatige controle nodig hebben.
Kan het met mijn boekhoudprogramma worden gekoppeld?
Dat hangt af van de beschikbare koppelingen en toegangsrechten. Een controleoverzicht kan ook een eerste stap zijn. We onderzoeken vooraf wat mogelijk en zinvol is.
Kan ik bonnetjes via WhatsApp insturen?
Dat kan onderdeel zijn van de inrichting als de juiste koppeling en afspraken beschikbaar zijn. E-mail of een uploadmap kunnen ook passen. We kiezen het kanaal op basis van je werkproces.
Slimme automatiseringen
AI & automatisering
AI-productbeschrijvingen
Maak bonnetjes verzamelen en controleren overzichtelijker.
Vertel waar je aan wilt werken. Dan bekijken we samen welke aanpak past bij jouw bedrijf.
Liever even contact?
Laat je gegevens achter of stuur een bericht via WhatsApp. We bespreken graag je vraag.